Samarbeta effektivt med onlineverktyg

Effektivisering, förenkling, smidighet... Gemensamt för alla företagare är att hitta kostnadsfria verktyg för just detta: att kunna arbeta mer effektivt, förenkla krångliga processer, känna att flödet rör sig framåt. Det finns naturligtvis ett stort antal vägar att gå och områden att fokusera på. Smidigare mötesbokning, online-baserad kommunikation och enklare dokumentdelning är några av dem.

Maria Hedberg arbetar på företaget Floffry, ett företag som hjälper organisationer och verksamheter att utveckla sina webbplatser till sociala mötesrum och funktionella communities. Maria ger här sina bästa tips för hur man som företagare kan underlätta kommunikationen både internt eller externt.

Maria Hedberg

1. Mötesbokning med flera inblandade parter kan leda till evighetslånga mailkonversationer och e-posttrådar som aldrig tycks ta slut. Ta hjälp av onlineverktyget Doodle, ett gratisverktyg där mötesbokaren - utan att behöva sätta upp ett konto - kan lägga upp ett antal tider som dina kollegor kan välja att skriva upp sig på. Ett schema skapas och den tid som har flest kryss vinner. Var dock noggrann med att sätta en tidsgräns för osa, så att inte allt för många preliminära tider bokas i din kalender.

2. E-post i all ära, men ibland kan även mailkonversationer dra ut på tiden. För snabbare respons från kollegor, testa chatt. Googles chattverktyg Google Hangouts (video) och Google Talk (text) är en uppdaterad form av chatt, lämpad för omedelbar kommunikation. Onekligen mer effektivt för snabba beslut än e-post. Du ser enkelt när en kollega är online och kan snabbt stämma av det som behöver avhandlas - forumet är byggt för snabbhet. Skapa förutsättningar på din arbetsplats genom att samla dina kollegor och diskutera vilka verktyg som skulle kunna vara lämpliga för att snabba på internkommunikationen och minska därigenom belastningen i inkorgen.

3. Brukar du och dina kollegor skriva eller skapa presentationer? Diskutera och skriv materialet tillsammans direkt online. Håll kontakt med varandra via Google Hangouts och använd ett gratis officepaketet online, exempelvis Google Docs, att skriva i under ert möte. I Google Docs kan flera användare arbeta samtidigt för att skriva text, lägga till bilder, arbeta med kalkylblad och skapa presentationer. Gruppen delar och arbetar i samma dokument och samtliga gruppmedlemmar kan följa uppdateringarna i realtid. Dokumenten sparas automatiskt och kan nås direkt via en e-postad länk. Tjänsten fungerar oavsett mailplattform, den som öppnar dokumentet behöver alltså inte nödvändigtvis ha ett Googlekonto.

4. Färdig med dokumentet? Gör det tillgängligt för fler utan att behöva skicka mail efter mail med nya versioner. Dropbox är en gratis tjänst för att spara och lagra material för dig själv, samarbete med kollegor eller externa parter. Det kan även användas för att distribuera färdiga dokument till kollegor eller kunder online. Du sparar dina dokument i en mapp som är kopplad till din Dropbox online och skickar sedan en länk. Genom att använda tjänsten är ditt dokument ständigt aktuellt och du behöver inte oroa dig för att fel version har hamnat hos slutanvändaren. Du väljer själv vilka mappar som du vill dela och vilka du vill hålla för dig själv. Har du flera datorer kan du alltså komma åt dina filer utan att behöva spara ner dem på usb-minne eller skicka dem via mail. Uppkoppling är det enda som behövs för att ständigt kunna komma åt alla dina dokument.